🌸 歓迎会・歓送迎会の幹事がやることリスト
歓迎会や歓送迎会は「失敗しにくくしておきたい飲み会」。やることを時系列に並べておけば、抜け漏れも当日の慌ただしさも減らせます。段取りをまるごとリスト化しました。
更新
歓迎会・歓送迎会で幹事がやることの全体像
通常の飲み会と違い、歓迎会・歓送迎会には主役がいます。 この一点で、段取りの優先順位が変わります。人数を集めることよりも、 主役が居心地よく過ごせるかどうかが基準になります。
やることは大きく5つです。
- 日程を決める(主役の予定が最優先)
- 店を押さえる(苦手な食べ物・お酒の有無を反映)
- 出欠を集める(会費の分担に直結)
- 当日の進行を決める(挨拶の依頼が必要)
- 会費を集める・精算する
時系列チェックリスト
2週間前
- 主役に、参加できる日の候補を先に確認する(ここが最初。全体に投げる前)
- あわせてアレルギー・苦手な食べ物・お酒を飲むかを聞く
- 上司・役職者の予定を押さえる(挨拶をお願いする人は特に)
- 全体に日程を告知し、出欠の受付を開始する
1週間前
- 店を予約する(人数は多めに仮押さえ。減らすほうが簡単)
- コース内容を確認し、主役の苦手な食材が入っていないかチェック
- 会費を決めて告知する(主役は無料が一般的)
- 送別会なら記念品・寄せ書きの手配を開始
3〜5日前
- 出欠を締め切る
- 店に最終人数を連絡する
- 挨拶をお願いする人に個別に依頼する(当日いきなり振らない)
- 集合時間・場所・地図を全員に共有する
前日
- リマインドを送る(店名・時間・場所を再掲)
- 会費のおつりを用意する、または集金方法を決めておく
- 記念品を当日持参する担当を確認する
当日
- 15分前に店に入り、席の配置を確認する(主役の席を上座に)
- 受付で会費を集める(会の途中で集めると流れが切れる)
- 開始の挨拶 → 乾杯 → 歓談 → 主役の挨拶 → 締め、の順で進行
- 写真を撮る(あとで共有すると喜ばれる)
後日
- 精算し、過不足があれば報告する
- 写真を共有する
- 欠席した人にも、簡単に様子を伝えておくと次につながる
失敗しやすいポイント3つ
- 主役の予定を後回しにする — 全体の日程を先に決めてから主役に伝えると、都合が合わなかったときに取り返しがつきません。 必ず主役から確認してください。
- 挨拶を当日いきなり振る — 指名された側は準備できず、場も止まります。誰に何分お願いするかを、 数日前に個別に伝えておきます。
- 会費を当日その場で決める — 金額に納得していない人が出ても言い出せません。事前に金額と、 主役や役職者の扱いを告知しておきます。
席順と挨拶の基本
細かい作法にこだわりすぎる必要はありませんが、押さえておくと迷いません。
- 上座 — 入口から遠い席。主役と役職者をここに
- 下座 — 入口に近い席。幹事はここに座ると動きやすい
- 開始の挨拶 — 最上位の役職者に、1〜2分でお願いする
- 乾杯の発声 — 挨拶とは別の人に振ると場が広がる
- 締めの挨拶 — 二番手の役職者。ここで会費の精算報告も済ませる
歓送迎会の場合は、歓迎される側と送られる側の両方に挨拶の時間を取ります。 送られる側を先にするのが一般的です。
日程調整と出欠だけでも仕組みに任せる
歓迎会・歓送迎会の幹事は、店選びや挨拶の依頼といった「人が判断すべき仕事」が多い分、 日程調整と出欠集計に時間を取られるのがもったいない部分です。
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なお、全員参加が前提の公式な歓送迎会では、主役と役職者の予定だけは 個別に押さえたうえで使うのが確実です。
よくある質問
Q歓迎会は入社・異動からどれくらいで開くのが普通?＋
目安は着任から2週間以内です。早すぎると本人が職場に馴染む前で会話が続きにくく、1か月を過ぎると「歓迎」のタイミングとしては遅くなります。繁忙期と重なる場合は、無理に前倒しせず落ち着いてからで問題ありません。
Q主役の希望はどこまで聞くべき?＋
日程と、苦手な食べ物・アレルギー・お酒を飲むかどうかの3点は必ず確認してください。逆に店やサプライズの内容まで聞くと「自分の会なのに自分で決める」形になり負担になります。前者は聞く、後者は聞かない、が基本です。
Q会費はどう設定すればいい?＋
主役(歓迎される側・送られる側)は無料にし、その分を参加者で分担するのが一般的です。役職者に多めに出してもらう場合は、事前に本人へ個別に相談しておきます。当日その場で決めるのは避けてください。
Q送別会で記念品は必要?＋
必須ではありません。用意する場合は、持ち帰りやすいサイズかどうかを優先してください。花束は喜ばれる一方で、その後の移動や電車での持ち帰りが負担になることもあります。事前に渡す担当と渡すタイミングだけ決めておけば十分です。
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