忘年会は店が埋まるのが早く、参加人数も読みにくい。だからこそ逆算が効きます。いつ何をやればいいかを、2か月前からのスケジュールに落としました。
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忘年会が他の飲み会と決定的に違うのは、店の争奪戦があるという点です。 12月の金曜日、中旬以降の週末は、10月の時点で埋まり始めます。
つまり「日程を決めてから店を探す」という通常の順番だと、間に合わないことがあります。 忘年会に限っては店を仮押さえしてから日程を告知するという逆の進め方が有効です。
20名以上・個室希望・金曜開催のいずれかなら、この時点で予約を確定させてください。 少人数の平日開催なら、11月中旬まで待っても選択肢は残ります。
幹事は自分が楽しむことより、全体が滞りなく回ることを優先しがちですが、幹事が飲めていない会は雰囲気に出ます。 事前準備を厚くして、当日は座っていられる状態を目指すのが理想です。
忘年会の幹事の仕事のうち、店選び・進行・精算は人が判断するしかありません。 一方で日程調整と出欠集計は、仕組みに任せられる部分です。 ここを自動化できると、負担がかなり減ります。
nomivation は、グループに日付を投げると通知が飛び、 「行ける!」「また今度」のワンタップで回答が自動集計されるアプリです。 チャットを遡って人数を数える作業がなくなります。無料・広告なしで使えます。
忘年会のような全員参加前提の会では、店の予約と最終人数の確定だけは 幹事が締切を切って管理する必要があります。そこを押さえたうえでの併用がおすすめです。
12月の金曜と、中旬以降の週末は10月中に埋まり始めます。人数が多い(20名以上)、個室が必要、金曜希望のいずれかに当てはまるなら10月中の予約が安全です。少人数で平日なら11月中旬でも間に合います。
店を押さえる都合上、11月上旬までには確定させたいところです。ただし全員の予定を完全に合わせようとすると決まりません。「この2日のどちらか」まで幹事側で絞ってから聞くほうが早く決まります。
飲み放題付きコースで4,000〜6,000円が一つの目安です。役職者に多めに負担してもらう場合や会社から補助が出る場合は、参加者への告知時点で金額を確定させておきます。当日の変更は避けてください。
必須ではありません。準備の負担が大きいわりに、当日盛り上がるかは場に左右されます。やるなら景品付きのビンゴなど、進行が単純で誰も準備しなくていいものが無難です。強制参加の出し物は避けたほうがいいでしょう。
「飲みたい!」と宣言すると、仲間が「行ける!/また今度」で応答。日程の総当たり調整も、 名指しの誘いもいりません。無料・広告なしで使えます。